Hướng Dẫn Lưu Trữ Chứng Từ Và Hợp Đồng Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

Trong doanh nghiệp, chứng từ và hợp đồng là nguồn dữ liệu quan trọng. Việc lưu trữ khoa học giúp vận hành ổn định và đúng pháp luật. Bài viết dưới đây cung cấp hướng dẫn chi tiết để doanh nghiệp lưu trữ chứng từ an toàn và chuyên nghiệp.

1. Vì sao cần lưu trữ chứng từ và hợp đồng?

Chứng từ là căn cứ pháp lý hỗ trợ quản lý tài chính.
Doanh nghiệp dựa vào chứng từ để đối chiếu và xử lý tranh chấp.
Kế toán cần chứng từ gốc để lập báo cáo chính xác.
Nhân sự cần hợp đồng để tính lương và theo dõi phúc lợi.
Lưu trữ sai cách dễ gây mất mát và vi phạm pháp luật.
Luật Kế toán yêu cầu lưu trữ tối thiểu 5 năm.
Một số chứng từ quan trọng cần lưu trữ đến 10 năm.
Doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống lưu trữ rõ ràng và an toàn.

2. Phân loại chứng từ trước khi lưu trữ

Phân loại giúp quản lý chứng từ dễ dàng và thuận tiện.
Chứng từ kế toán gồm nhiều nhóm phổ biến.
- Chứng từ thu chi: phiếu thu, phiếu chi, báo nợ, báo có.
- Chứng từ mua hàng: hóa đơn, phiếu nhập, phiếu thanh toán.
- Chứng từ bán hàng: hợp đồng, phiếu xuất và hóa đơn.
- Chứng từ lương: bảng lương và biên bản chấm công.
Nhân sự cũng cần phân loại hồ sơ riêng.
- Hợp đồng lao động gồm nhiều dạng khác nhau.
- Phụ lục hợp đồng và quyết định nhân sự cần sắp xếp rõ ràng.
- Hồ sơ bảo hiểm và hồ sơ kỷ luật cần được tách biệt.
- Phân loại chi tiết giúp tra cứu và kiểm tra nhanh chóng.

3. Quy trình lưu trữ chứng từ kế toán

Quy trình lưu trữ chuẩn gồm bốn bước rõ ràng.

Bước 1: Kiểm tra tính hợp lệ

Chỉ lưu chứng từ có chữ ký và ngày tháng đầy đủ.
Sai sót cần được điều chỉnh bằng biên bản ngay.

Bước 2: Đánh số và ghi chú đầy đủ

Đánh số chứng từ theo tháng hoặc theo quý.
Ghi nhãn bên ngoài để dễ nhận diện nhanh chóng.

Bước 3: Lưu bằng bìa còng hoặc hộp tài liệu

Nên dùng bìa còng chất lượng để bảo vệ giấy tờ.
Hồ sơ cần sắp xếp theo trình tự thời gian.
Chứng từ mới nên đặt phía cuối để dễ bổ sung.

Bước 4: Lưu trữ bản điện tử song song

Scan toàn bộ chứng từ và lưu vào hệ thống số.
Đặt tên file đúng cấu trúc và rõ ràng.
Giải pháp này hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả.

4. Cách lưu trữ hợp đồng nhân sự

Hợp đồng lao động cần bảo mật và quản lý riêng.
Doanh nghiệp nên phân loại hợp đồng theo từng năm.
Hồ sơ cá nhân cần đầy đủ và sắp xếp khoa học.
- Mỗi nhân viên cần một bìa hồ sơ riêng.
- Hồ sơ gồm giấy tờ nhân thân và hợp đồng lao động.
- Quyết định lương và hồ sơ bảo hiểm cần lưu cùng bìa.
- Nhân sự phải sử dụng tủ hồ sơ có khóa bảo mật.
- Doanh nghiệp lớn nên dùng phần mềm HRM để số hóa.

5. Mẹo tối ưu không gian và thời gian lưu trữ

Sử dụng kệ nhiều tầng để tiết kiệm diện tích.
Mỗi năm nên rà soát chứng từ quá hạn.
Ghi sổ mượn tài liệu để tránh thất lạc.
Phòng lưu trữ phải khô và thoáng khí.
Tránh đặt hồ sơ nơi ánh nắng trực tiếp chiếu vào.
Doanh nghiệp cần trang bị thiết bị chống ẩm.
Phòng lưu trữ nên có bình chữa cháy an toàn.
- Doanh nghiệp nên ban hành quy trình lưu trữ riêng.
- Nhân viên mới cần được hướng dẫn chi tiết và đầy đủ.

Kết luận

Lưu trữ chứng từ và hợp đồng là trách nhiệm bắt buộc của doanh nghiệp. Hệ thống lưu trữ khoa học giúp giảm rủi ro và tăng hiệu quả. Doanh nghiệp hãy bắt đầu bằng phân loại và dán nhãn rõ ràng. Đầu tư đúng mức sẽ giúp doanh nghiệp luôn sẵn sàng kiểm tra.